每天至少4次收发邮件，上午和下午各2次，多多益善。尽可能快速地回复邮件，如果你不能解决客户在邮件中提出的问题，那就简单地回复说“邮件已经收到，我将尽快处理”，这会让客户知道你已经重视了他的问题，可以让客户安心等待你，而不会再去寻找更多的其他买家。

为了与客户同步，晚上加班是不可避免，这是解决时差最佳的办法，可以有效加快沟通的频率，抢占先机。

2、做好客户信息管理工作寻找一个合适的外贸软件，如果实在找不到，使用excel表格也可以。将所有收到的客户信息及时记录下来，并且做好客户要求的分类工作，特别是客户的询盘内容，以方便你的跟踪。记住：客户的询盘就是客户订单的前奏，随着你的信息积累，你就会发现适合你的客户和产品。不要忽略小客户，任何客户都是从小做到大的。做外贸就一定要培养回头客，忠实的客户甚至能传代（你做过1年下单1000万美元的客户吗？如果你做过，你就知道这样的客户轻易不会背叛你）。

目前市场上的外贸软件种类繁多，一个好的外贸管理软件不仅能够记录客户信息，同时能够帮助你处理合同、单证、财务等各项事务。

3、花20分钟浏览一些外贸商务网站

主动到相关商务网站里寻找买家，例如：阿里巴巴。在浏览网站时，要有针对性，善于使用搜索的功能。同时记住，要对你认为有价值的信息进行记录，这些信息很可能会让你走向成功。

4、花10分钟在商务网站上发布一条商业信息虽然效果不是很好，但是也花不了多少时间。如果你更新的快的话，产品信息就会出现目录的首页，说不定会有所收获，坚持去做会有收获的。

5、坚持给老客户或者潜在的客户发送公司的最新产品信息

只要客户没有明确拒绝，就坚持给客户发送一些你认为客户会感兴趣的新产品资料，坚持就会有回报。据统计开发一个新客户所花费的费用相当于维持十个老客户所花费的费用，在开发新客户的时候一定不要忽视老客户的维持，毕竟老客户是你生存的基础。

6、花5分钟浏览一下你所有的客户资料，寻找客户的吉祥日

可以在节日（或客户生日）的时候给客人发送卡片祝福，客人会觉得很亲切，如果这个客户从来没有做过生意，他更会觉得你很有人情味，愉快的合作意向就会因此而产生。使用合适的管理软件，这个工作仅会让你花费5分钟时间。

7、花1个小时浏览所有执行中合同的进度及跟进情况

你的所有合同应该被科学地管理，而不是散乱在每个人的电脑中，或者零星地藏在你电脑的某个角落。如果使用了正确地方法管理你的合同，你就能快速查询到所有执行中的合同以及这些合同的执行进度。坚持定时浏览这些合同情况，往往你就能发现隐藏的问题，比如交货期和条款欠缺，让你避免了一次重大损失。

8、花1个小时和管理人员讨论市场情况

坚持例会制度，召开相关管理人员会议，不需要很正式场所，就在你的办公室里即可，让大家及时提交业务问题，分析原因，总结经验，完善工作制度，让工作更简洁高效。台湾企业一般每天都会抽出些时间开会，来总结前一天的工作，做会议记录，业务员提出问题，有经理或高层领导来进行解决，同时也给大家足够的交流时间，培养团队精神和竞争意识。建议要结合公司的实际情况进行。